Das Verarbeitungsverzeichnis muss vom Verantwortlichen geführt werden, nicht vom Datenschutzbeauftragten, sonst würde dieser sich selbst kontrollieren. Der DSB unterstützt, berät und kontrolliert letztlich das, was vom Verantwortlichen dokumentiert wurde. In der Regel wird das nicht der Verantwortliche in Person der Geschäftsführung sein, sondern die federführenden zuständigen Personen in den Fachabteilungen (Prozesseigner bzw. Process Owner). Zumeist kennen auch nur sie die geplanten oder bereits durchgeführten Verarbeitungsvorgänge genauer und wissen, warum das Verfahren überhaupt verwendet wird.

Gerade an dieser Stelle ist Teamwork gefragt – der Datenschutzkoordinator kann seine Aufgaben ebenso wenig wahrnehmen wie der Datenschutzbeauftragte, wenn die Fachabteilung die Verfahren und Dokumentationsinhalte nicht zurückmelden oder sich nicht einmal über die Zwecke ihrer eigenen Verarbeitungen Gedanken gemacht haben.

Hier nutzt dann auch die beste Software für ein DSMS nicht viel, auch wenn dadurch die Administration und das Risikomanagement von Datenschutzverfahren wesentlich erleichtert, wenn nicht erst ermöglicht wird. je systematischer und konsequenter die VVZ gepflegt werden, desto leichter wird das Datenschutzmanagement für alle Beteiligten.

Je früher dabei Datenschutzbeauftragte und Datenschutzkoordinatoren bei neuen Verfahren von den Prozessverantwortlichen einbezogen werden, desto leichter kann von Anfang an in die richtige Richtung gesteuert werden und aufwändige Korrekturmaßnahmen von oft komplexen Verfahrensabläufen vermieden werden. Das spart neben Zeit und Nerven auch letztlich Geld.