Compliance im Fokus Mittelstand

Datenschutz als Vertrauensgrundlage

Datenschutz ist nicht nur eine gesetzliche Anforderung (wie beispielsweise durch die Datenschutz-Grundverordnung/DSGVO in Europa), sondern auch ein entscheidender Faktor für das Vertrauen von Kunden und Geschäftspartnern. KMU, die verantwortungsbewusst mit den Daten ihrer Kunden umgehen, können einen Wettbewerbsvorteil erzielen. Ein Datenschutzverstoß kann nicht nur zu rechtlichen Konsequenzen führen, sondern auch das Vertrauen der Kunden erschüttern, was sich langfristig negativ auf die Reputation und den Geschäftserfolg auswirken kann.

Ein erst genommener Datenschutz trägt auch dazu bei, ein Vertrauensverhältnis zwischen dem Unternehmen und seinen Angestellten aufzubauen und aufrechtzuerhalten. Dies ist von entscheidender Bedeutung für die Schaffung eines positiven Arbeitsumfelds und die Förderung der Loyalität der Beschäftigten.

Die Rechenschaftspflicht der DSGVO legt die Verantwortung für den Schutz personenbezogener Daten in Unternehmen und Organisationen fest. Unternehmen müssen nachweisen können, dass sie die Grundsätze der DSGVO einhalten und transparente und sichere Prozesse für die Verarbeitung personenbezogener Daten implementieren und dokumentieren. Die Rechenschaftspflicht stellt sicher, dass die Verantwortlichen nicht nur formale Compliance-Regeln einhalten, sondern auch aktiv den Schutz der Privatsphäre der Betroffenen sicherstellen und dies bei Bedarf gegenüber den Aufsichtsbehörden nachweisen können.
(àTOM, VVT, AVV, Risikoabwägungen, Hinweispflichten etc.)

Lieferkettenmanagement für nachhaltigen Erfolg

Die Einbindung von Lieferketten in die Compliance-Strategie ist besonders relevant, da viele KMU in globalen Märkten agieren. Die Überwachung und Sicherstellung der Einhaltung von Umweltstandards, Arbeitsbedingungen und ethischen Prinzipien in der Lieferkette sind nicht nur moralisch richtig, sondern schützen das Unternehmen vor Risiken. Kunden legen zunehmend Wert darauf, dass Produkte und Dienstleistungen unter Einhaltung von sozialen und ökologischen Standards hergestellt werden. Die Beachtung dieser Aspekte in der Lieferkette stärkt nicht nur das Image des Unternehmens, sondern minimiert auch das Risiko von rechtlichen Auseinandersetzungen. Darüber hinaus gilt ab 2024 das Lieferkettengesetz bereits für Unternehmen ab 1000 Beschäftigten: auch hier besteht die Pflicht, ein Beschwerdeverfahren einzurichten. 

Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG): Förderung einer offenen Unternehmenskultur

Das seit Dezember 2023 auch für Unternehmen ab 50 Beschäftigten geltende Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist ein wichtiger Bestandteil der Compliance für Unternehmen. Es schafft einen rechtlichen Rahmen zum Schutz von Beschäftigten, die auf Missstände im Unternehmen hinweisen. KMU sollten sicherstellen, dass ihre Beschäftigten sich sicher fühlen, potenzielle Verstöße melden zu können, ohne Repressalien befürchten zu müssen. Eine offene Unternehmenskultur, die auf Ehrlichkeit und Integrität basiert, stärkt nicht nur das interne Arbeitsklima, sondern fördert auch die langfristige Nachhaltigkeit des Unternehmens.
(–>Hinweisgebersystem , Meldekanal, qualifizierte Ombudsperson)

IT-Sicherheit: Ein kritischer Faktor für Compliance in KMU

In der heutigen digitalen Ära ist die IT-Sicherheit ein entscheidender Aspekt, der allzu oft in KMU vernachlässigt wird. Die Verarbeitung und Speicherung von sensiblen Daten erfordert eine robuste Cybersecurity-Infrastruktur, um Datenschutzverletzungen zu verhindern. KMU sind zunehmend im Fokus von Cyberkriminellen, da sie oft als potenziell leichtere Ziele gelten. Die Bedrohung steigt weiter massiv an – ein Ignorieren möglicher Risiken für die eigene Organisation ist daher fahrlässig.

Absichern, Härten und schnelle Reaktion auf Sicherheitsvorfälle mit adäquaten IT-Security Prozessen sind letztlich auch für die Einhaltung von Compliance-Regeln relevant – IT-Sicherheit stellt nicht nur eine Schutzmaßnahme gegen Datenverlust und Cyberangriffe sowie Aufrechterhaltung des Betriebs dar, sondern auch eine rechtliche Verpflichtung, die durch Gesetze wie die DSGVO gestärkt wird:

Zum Schutz personenbezogener Daten muss der Verantwortliche geeignete technische und organisatorische Maßnahmen nach Stand der Technik treffen und nachweisen zu können, sollte der Verantwortliche interne Strategien festlegen und Maßnahmen ergreifen, um ein Risiko-angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten.

Lieferanten-Sicherheit – Das schwächste Glied in der Kette

Die Sicherheit der Lieferkette endet nicht bei physischen Produkten, sondern erstreckt sich auch auf die digitale Ebene. Cyber-Angriffe auf Lieferanten können erhebliche Auswirkungen auf die Sicherheit und Stabilität des eigenen Unternehmens haben. KMU sollten sicherstellen, dass ihre Lieferanten nicht nur die notwendigen Compliance-Standards erfüllen, sondern auch wirksame Maßnahmen zur Abwehr von Cyber-Bedrohungen implementiert haben. Ein schwächstes Glied in der Lieferkette kann das gesamte Unternehmen gefährden, daher ist eine enge Überwachung und Zusammenarbeit mit Lieferanten im Hinblick auf IT-Sicherheit von entscheidender Bedeutung. (àLieferantenmanagement, Prüfung von Auftragsverarbeitern).

IT-Sicherheit auf dem Weg zur Cyber-Resilienz

Die Sicherheit der Informationstechnologie ist ein integraler Bestandteil der Compliance von Unternehmen, insbesondere im Zusammenhang mit der NIS-2-Richtlinie. Unternehmen, insbesondere KMU, sollten Maßnahmen zur Umsetzung der Richtlinie ergreifen, um kritische Infrastrukturen vor Cyber-Bedrohungen zu schützen. Leitungsorgane wie Vorstand, Geschäftsführung etc. werden künftig massiv in die Verantwortung genommen bis hin zu persönlichen Bußgeldern. Sie müssen für die ordnungsgemäße Überwachung der Umsetzung der Risikomanagementmaßnahmen Sorge tragen – auch die private Haftung der Leitungsorgane ist bei Verstößen zu beachten.

Eine Stärkung der Cyber-Resilienz ist entscheidend für die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs und das Vertrauen von Kunden, Partnern und Beschäftigten. Unternehmen sollten Cybersicherheit nicht nur als lästige, kostenintensive Pflicht, sondern als strategische Investition in ihre Widerstandsfähigkeit gegenüber digitalen Bedrohungen betrachten. Ausfälle etwa durch Cyberangriffe auf die IT sind inzwischen die vielleicht bedrohlichsten Szenarien, die schnell existenzbedrohlich werden können und oft sträflich unterschätzt werden, auch finanziell. Versicherungen greifen hier meist nur ein, wenn man die erforderlichen Maßnahmen nach Stand der Technik auch getroffen hat.
(àCyber Resilience Act (CRA); NIS-2-Richtlinie…).

Rechtschaffenheit und Sicherheitsregeln: Die Verantwortung aller Beteiligten

Die Einhaltung von Sicherheitsregeln und die Rechtschaffenheit aller Beteiligten, sowohl intern als auch in der Lieferkette, sind grundlegende Säulen der IT-Compliance. Dies schließt nicht nur die technischen Aspekte ein, sondern auch die Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter für sichere Praktiken im Umgang mit IT-Ressourcen. KMU sollten klare Richtlinien und Verfahren zur Sicherung ihrer digitalen Assets etablieren und sicherstellen, dass alle Beteiligten sich dieser bewusst sind und diese respektieren.

Die Integration von IT-Sicherheit in die Gesamtstrategie der Compliance ist daher unerlässlich, um die Integrität des Unternehmens zu wahren, Datenverluste zu verhindern und das Vertrauen von Kunden und Partnern zu stärken. Die sorgfältige Umsetzung von Sicherheitsmaßnahmen in Verbindung mit den bereits genannten Aspekten wie Datenschutz, Lieferkettenmanagement und dem Hinweisgeberschutzgesetz trägt maßgeblich dazu bei, dass KMU nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, sondern auch resilienter gegenüber den wachsenden Herausforderungen der digitalen Welt werden.